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La différence entre un bon et un mauvais PM

Publié le août 4, 2023 par Elise Lignian

Ah, les PM (surnom des « project managers » ou « gestionnaires de projets » en bon français)… Ils ont déjà fait l’objet de plusieurs articles sur mon blog. Si vous voulez en apprendre davantage sur leur métier, je vous invite d’ailleurs à (re)lire mon premier billet à leur sujet. Des PM, j’en ai connu des dizaines depuis que je me suis lancée en tant que traductrice et rédactrice indépendante. Et parmi ces PM, il y en a dont j’ai regretté le départ, et il y en a d’autres qui ne me manqueront pas une seconde… Explication.

Photo de Volodymyr Hryshchenko sur Unsplash

Pour moi, après le sens de l’organisation et des priorités, une bonne communication est la troisième qualité principale qu’un PM doit avoir. Une bonne communication non seulement avec les clients, mais aussi avec les traducteurs ou rédacteurs (ou graphistes, ou autres types de freelance collaborant avec des agences). J’avais expliqué dans un autre article que les PM restaient rarement dans la même boîte et que les rotations étaient donc fréquentes. Il y a plusieurs mois, j’ai aussi eu le cas de l’achat d’une agence de traduction par une plus grosse boîte, dont les PM usent et abusent des e-mails automatiques et sont donc moins à la disposition des traducteurs. Outre les projets ponctuels que je réalise pour cette agence, je travaille depuis maintenant 5 ans pour un projet à long terme dans la post-édition. Il y a eu 2-3 changements de PM en ces 5 années. Si les premiers se sont déroulés sans aucun souci, le dernier gros changement survenu il y a quelques mois se fait davantage sentir. La PM principale, qui gérait avec brio ce gros projet, a décidé de changer de voie et a donc laissé sa place à un nouveau PM, qui semble beaucoup moins gérer l’aspect « communication » du métier. Je vous explique.

Pour ce projet de post-édition, le client envoie régulièrement des consignes ainsi qu’un glossaire actualisé avec de nouvelles traductions de termes à respecter. Les PM d’avant nous envoyaient chaque fin de mois ce nouveau glossaire tout en indiquant dans leur e-mail les nouvelles consignes, les éventuelles remarques du client en attirant notre attention sur des erreurs récurrentes. Quand il n’y avait aucun commentaire négatif, elles (je dis « elles » car le poste a souvent été occupée par des femmes par le passé) nous envoyaient quand même un petit e-mail pour nous féliciter pour le travail accompli, nous encourager durant les périodes plus intenses et nous remercier pour notre disponibilité. Depuis qu’il a repris le poste de la dernière PM principale, le nouveau PM en charge de ce client nous a envoyé 2 e-mails à tout casser… Le glossaire et les feedbacks du client étant accessibles sur la plateforme de l’agence, il ne juge pas utile d’envoyer un e-mail aux traducteurs. Nous n’avons donc plus d’explications sur les changements de consigne du client, ni d’encouragements ou de remerciements… Autre point négatif : les PM d’avant nous encourageaient à leur envoyer les éventuelles questions terminologiques que nous pourrions avoir lors de notre travail de relecture. Elles prenaient chaque semaine le temps d’y répondre. J’ai continué à envoyer mes questions après le départ de l’ancienne PM, je n’ai jamais reçu de réponse… Je me demande si le client est toujours aussi satisfait de notre travail car ce manque d’interaction et de communication peut fortement dégrader la qualité de la post-édition. L’avenir nous le dira…

Vous l’aurez compris, la différence entre un bon et un mauvais PM est cette capacité à communiquer, que ce soit pour donner explicitement de nouvelles consignes ou pour entretenir la relation avec les traducteurs (ou rédacteurs ou graphistes, etc.). Alors si vous envisagez d’occuper ce poste dans une agence et que vous détestez écrire des e-mails, je vous conseille de changer d’orientation… À bon entendeur !

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Demander un report de délai

Publié le mai 26, 2023 par Elise Lignian

Le début de cette semaine a été très intense, tellement intense que je sentais que je ne réussirais pas à tout finir sans une nuit blanche. J’ai alors fait ce que je n’aurais jamais osé au début ma carrière : demander un délai supplémentaire.

Photo de Stas Knop sur Pexels

Que ce soit dans le monde de la traduction ou de la rédaction, c’est bien connu, tout est toujours urgent. À mes débuts, je travaillais d’ailleurs pour 2 agences de traduction qui avaient la manie d’appeler au bout de 2 minutes de retard (alors que bien souvent, j’étais en train de finaliser l’envoi). Et quand il s’avérait que j’avais réellement un problème (genre un plantage de Trados…), avoir un Project Manager au téléphone qui te met encore plus la pression, cela n’aide clairement pas. Mais ça, c’était avant que je ne tombe sur une agence qui se soucie de ses traducteurs 😊

Je me souviens de la première fois où j’ai pu obtenir un délai supplémentaire. Je ne sais plus exactement de quel projet de traduction il s’agissait, mais bien de la raison de mon retard inévitable : mon PC avait décidé de me lâcher… Impossible de le rallumer et pas d’autre ordinateur sous la main… Il était déjà passé 18h lorsque je me suis rendu compte que je n’arriverai pas à envoyer mon projet dans les temps, mon ordinateur refusant de se rallumer. J’ai par précaution envoyé un mail à la PM qui gérait le projet à l’époque. Le lendemain matin, mon PC faisant toujours grève, j’ai accompagné mon cher et tendre à son bureau, son patron extrêmement aimable m’ayant autorisée à emprunter un PC. Après avoir lu mon e-mail de la veille, la PM m’a directement appelée, non pas pour me stresser davantage, mais pour me demander si j’avais trouvé une solution et en me disant que je pouvais rendre le projet le lendemain à 12h si j’avais besoin de plus de temps. Elle m’avait rassurée, m’expliquant que l’agence préférait que je prenne le temps de bien faire les choses plutôt que d’envoyer un travail dans la panique.

Il m’a quand même fallu encore quelques années avant d’oser moi-même demander un report de délai. Étant perfectionniste, j’ai toujours considéré cela comme un échec. Or, il arrive à tout le monde de tomber malade, d’avoir des pannes informatiques, de se sentir complètement submergé ou encore de vivre des expériences personnelles douloureuses qui mettent à mal la productivité. Je ne sais plus quelles étaient les raisons exactes qui m’ont poussée à demander pour la première fois un délai supplémentaire, mais je me rappelle avoir vraiment stressé et m’être confondue en excuses. Heureusement, la PM avait fait preuve d’empathie et avait réussi à m’accorder 24h de plus, ce qui est énorme dans le monde de la traduction. Depuis ce jour, je sais que je peux demander un délai supplémentaire auprès de cette agence en cas de souci. Je n’ai d’ailleurs pas hésité en ce début de semaine à demander s’il était possible de décaler de quelques heures le rendu de mon projet récurrent de post-édition, ce qui m’a été accordé sans problème. J’ai fait de même auprès de l’agence de rédaction, dont le PM m’a non seulement autorisé à rendre mes articles le lendemain, mais m’a aussi envoyé un petit message en privé par la suite pour me demander si tout allait bien et me dire de ne pas hésiter à demander de changer le délai en cas de souci, qu’il peut toujours trouver un arrangement, et qu’il ne veut pas non plus que je m’épuise pour rendre mes articles en temps et en heure si je n’en suis pas capable pour X raison (adorable 🤗).

Tout ça pour dire que quand on est dépassé, il ne faut pas hésiter à demander de l’aide. Cela dit, n’attendez pas non plus la dernière minute pour faire votre demande, ce qui reviendrait à un manque de respect. Il ne faut non plus en abuser, au risque de passer pour une personne qui gère très mal son temps. Notez aussi que les relations que j’ai avec ces 2 agences sont solides et datent de plusieurs années. Mieux vaut éviter de demander des délais supplémentaires quand on entame une collaboration avec une agence. Sur ces conseils, je vous laisse et vous souhaite un bon dernier week-end prolongé de mai !

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Ça m’énerve : les e-mails automatiques

Publié le décembre 9, 2022 par Elise Lignian

J’avais expliqué il y a quelques mois que l’une des agences de traduction avec laquelle j’adore travailler avait été rachetée par un plus grand groupe. Si le début de la transition s’est passé sans problème, je remarque déjà des changements qui ne sont pas du tout pour me plaire. J’ai ainsi entamé décembre par un bel énervement.

Photo de Maksim Goncharenok

Jeudi 1er décembre, je reçois plusieurs demandes de traductions pour la Commission. La gestionnaire de projet (PM) qui me contacte habituellement pour ce type de projet est absente et c’est donc un PM de la nouvelle agence qui me contacte. Contrairement à ma PM habituelle, qui adresse ses e-mails à mon nom, me demande toujours si je vais bien et me détaille le projet par des phrases complètes, le nouveau PM utilise un e-mail automatique qui ne s’adresse pas à mon nom et qui énumère simplement le volume et le délai, en me demandant si je suis disponible. Sur la même journée, je reçois bien 3 demandes de ce PM pour des délais assez urgents. À chaque fois, je lui réponds que je ne suis pas disponible pour le moment, mais que je le serai à partir de telle date (comme j'avais déjà expliqué ici). Pour l’instant, tout va bien. Les choses tournent toutefois vite au vinaigre. Premièrement, je ne reçois aucune réponse à mes refus, alors que ma PM habituelle prend toujours le temps de me remercier quand même et de me confirmer qu’elle a pris note de mes disponibilités. Deuxièmement, le PM qui la remplace est revenu les jours suivants avec exactement le même type de demande pour le même délai et volume, ce qui m’a donné l’impression de parler (ou plutôt d'écrire) à un mur.

L’un de ces projets concerne la nouvelle version d’une traduction que j’ai effectuée quelques semaines auparavant. Le PM insiste donc pour que je m’en charge, sans jamais y mettre vraiment la forme. Je reçois à chaque fois le même courrier électronique, avec quelques petites modifications dans le volume à traduire ou le délai de livraison dans son énumération (en gros, il a augmenté le volume en m'accordant un jour de délai supplémentaire, ce qui restait irréalisable pour moi vu ma charge de travail à ce moment-là). Bref, je répète une dernière fois que je peux prendre X pages pour ce délai, mais que je ne suis pas en mesure d’en traduire davantage. Je pense que l’affaire se tasse puis, 2 jours plus tard, mon téléphone sonne. Détestant être dérangée par des appels téléphoniques (et détestant le téléphone tout court d'ailleurs, j'en avais déjà parlé ici), je ne réponds pas tout de suite. Et heureusement que je n’ai pas répondu sinon je me serais énervée… S’il est plus poli à l’oral qu’à l’écrit, le PM me demande, dans le message qu’il laisse sur mon répondeur, si je peux prendre au moins une partie de la traduction (question à laquelle j'avais déjà répondu 2 jours plus tôt en expliquant que je pouvais prendre X pages pour le délai proposé...). Le projet doit être livré dans moins d’une semaine et il a déjà perdu 2 jours à me poser la même question. Bref, je suis vraiment agacée par son appel, qui me laisse penser qu’il n’a lu aucun de mes e-mails (qui ont bien été envoyés et qu'il a bien reçus, j'ai vérifié). Après avoir déchargé mon énervement en expliquant la situation à ma meilleure amie puis en y réfléchissant sous la douche, je souffle un bon coup et je rappelle le PM. Entretemps, il avait heureusement trouvé 2 traducteurs pour prendre en charge une partie du projet. J’ai donc pu lui confirmer (pour la énième fois 😑) que je pouvais traduire X pages. Tout s’est bien terminé en fin de compte, mais j’appréhende les futures demandes de ce PM en question, même s’il s’est montré plus sympathique par la suite.

Comme quoi les e-mails automatiques, ça peut faire gagner du temps, mais aussi vous en faire perdre. À bon entendeur…

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Ça m’énerve : les rotations de PM dans les agences

Publié le juillet 15, 2022 par Elise Lignian

J’ai déjà parlé plusieurs fois de la relation particulière entre les traducteurs/rédacteurs et les Project Managers. J’avais expliqué que c’était un métier particulièrement stressant, ce qui implique qu’il y a régulièrement des changements dans les agences. Sur mes quasi-dix années d’activité de freelance, j’ai ainsi connu pas mal de PM. Et s’il est tout à fait normal pour ces personnes de vouloir changer d’agence ou carrément de métier (je sais d'ailleurs qu'un certain nombre de traducteurs indépendants ont démarré leur activité en travaillant comme PM sur le côté), cela peut entraîner quelques frustrations. Comme j’ai à nouveau vécu cette expérience récemment, j’avais envie d’en parler aujourd’hui.

Picture by Shamia Casiano

J’avais expliqué dans mon tout premier article sur le sujet qu’il était important d’entretenir de bonnes relations avec les PM. Même si je ne les côtoie pas au quotidien, cela reste des sortes de collègues de travail. Et comme avec tout collègue de travail (ou tout être humain d'ailleurs), on a toujours de plus grandes affinités avec certains PM qu’avec d’autres. J’ai ainsi connu plusieurs PM avec qui les échanges d’e-mail étaient très sympathiques et où une grande relation de confiance s’était établie (dans le sens où je sais qu'ils m'aideront en cas de souci et où ils savent que je suis une traductrice fiable et disponible). Comme nous ne communiquons principalement qu’à travers des courriels, c’est une relation qui met du temps à se tisser. C’est là qu’il est très frustrant d’apprendre que votre PM préféré(e) décide de quitter l’agence. On a alors l’impression de devoir tout recommencer. Il m’est en effet déjà arrivé d’avoir soudain beaucoup moins de projets parce que le PM qui prend le relai a déjà ses traducteurs favoris ou n’est pas aussi sympathique. Et cela m’est aussi déjà arrivé de moins accepter de projets si le PM qui les gère est moins courtois, poli ou compréhensif ou cherche absolument à limiter les interactions même les plus basiques (dire « bonjour » semble accessoire pour certains 😒...).

Dernièrement, comme j’en avais parlé dans mon bilan du mois de mai, j’ai appris le départ d’une PM avec qui je collaborais depuis de longues années. Comme elle gérait énormément de clients, elle a été remplacée par plusieurs PM. Il y a toujours un petit temps d’adaptation pour les nouvelles recrues et je dois dire que, dans ce cas-ci, le changement a été particulièrement chaotique. La PM a d’ailleurs dû revenir pendant quelques semaines afin de reprendre la situation en main. Elle a finalement passé le relai définitivement et je me retrouve donc à devoir à nouveau m’adapter. Si l’on a parfois de bonnes surprises, je regrette cette fois-ci de tomber sur des PM qui ne répondent pas aux e-mails. Je sais que la gestion de projets est particulièrement stressante dans les agences, mais ne pas avoir de « merci » lors de la livraison d’un travail a tendance à m’énerver. Premièrement, je ne sais pas si mon e-mail a bien été réceptionné ; deuxièmement, c’est une simple question de politesse. Je sais que la gestion de projets est très stressante, mais je regrette de ne plus avoir ce petit échange d’e-mails qui permet justement d’établir une bonne relation. J’espère ainsi que les choses s’amélioreront dans les semaines à venir !

J’espère également recroiser le chemin des PM avec qui j’ai déjà collaboré par le passé, ce qui est déjà arrivé quelques fois en dix ans. C’est toujours agréable de retrouver un « collègue » sympathique dans une autre agence et d’avoir directement une relation de confiance.

Sur ce, je salue tous les PM qui passeraient par ici car je sais qu’il n’est pas non plus toujours facile de gérer des traducteurs/rédacteurs. Et merci à ceux et à celles qui m’ont aidée au fil des ans à m’améliorer et à prendre confiance en mes capacités (de vraies perles existent aussi chez les PM).

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Ça m’énerve : les questions qui restent sans réponse

Publié le mars 4, 2022 par Elise Lignian

Ça faisait longtemps que je n’avais plus eu suffisamment de frustration pour écrire un billet « Ça m’énerve », mais plusieurs événements de cette semaine ont mis ma patience à rude épreuve.

Photo de Olya Kobruseva provenant de Pexels

En tant que traductrice freelance qui travaille avec plusieurs agences, je suis toujours en contact avec des Project Managers (PM) qui ont notamment pour mission de servir d’intermédiaire entre le client et la personne qui réalise le projet. J’avais d’ailleurs écrit un petit article à leur sujet il y a plusieurs années. Au cours de mes quasi 10 ans (j'ai toujours du mal à m'y faire...) de traductrice-rédactrice indépendante, j’ai connu de nombreux PM, dont de très bons, avec qui je suis parfois devenue amie, mais aussi de très mauvais. Et les plus mauvais d’entre eux sont ceux qui ne répondent pas à tes questions… Quand une question te bloque dans la traduction ou la rédaction d’un texte pour une agence, tu n’as pas d’autre choix que de contacter le ou la PM qui gère le projet pour qu’il ou elle puisse transmettre cette question au client. Sauf que ça m’est déjà arrivé quelques fois, y compris cette semaine, où la seule réponse que je reçois, c’est un silence assourdissant. Et quand le délai de livraison approche et que la question te bloque, c’est particulièrement agaçant.

Je conçois bien que les PM ont plusieurs projets à gérer et donc plusieurs traducteurs-réviseurs-rédacteurs-graphistes-et-j’en-passe auxquels répondre, je sais aussi que les PM ont tendance à changer souvent d’agences, ou à quitter le métier totalement, et que les nouvelles recrues mettent un peu de temps à s’adapter à tout cela, mais on se sent bien seul(e) derrière son écran quand on reste avec son problème sur les bras. D’où le petit coup de gueule du jour 😅

Heureusement, cela reste rare et j’ai eu et ai toujours la chance de travailler avec des PM extraordinaires, que je salue au passage. Ça ira mieux la semaine prochaine 🤞

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